Hvordan Skrive Et Brev Til Enhver Anledning

2024 Forfatter: Francis Oldridge | [email protected]. Sist endret: 2023-12-16 20:41

Borte er dagene da brevskriving var det foretrukne kommunikasjonsmiddelet mellom forretningsforbindelser, familie, venner og stjernekorsede elskere. Snail mail kan i stor grad høre fortiden til, men se deg om på din moderne livsstil, og du vil se at kunsten til det skrevne ordet er langt fra død. Sjansen er stor for at du bruker en stor del av både ditt personlige og profesjonelle liv på å kommunisere tekst eller e-post, og det er fremdeles scenarier som krever det gammeldags formaterte brevet (selv om du er mer sannsynlig å sende det til internett enn du er å smelle på det). Kommunikasjon er avgjørende for enhver interaksjon, og å vite hvordan du kan treffe riktig tone i skriftlig korrespondanse er viktig ferdighet, enten du skriver kjærlighetsbrev eller avskjed. For å hjelpe deg med å holde deg på rett spor, har vi satt sammen denne veiledningen om hvordan du skriver brev for enhver situasjon.

Definer formålet ditt og publikum

Før du kan sette pennen på papir - eller rettere sagt fingertuppene på tastaturet - ta deg litt tid til å tenke nøyaktig hva det er du vil oppnå med brevet. Du ville ikke snakke med sjefen din på samme måte som du ville snakke med din betydningsfulle andre, så du bør heller ikke skrive til dem på samme måte. Samle tankene dine før du begynner å skrive ved å stille deg noen få enkle spørsmål:

Hvem skriver jeg til?

Kjenner du personen du skriver til, eller vil dette være din første kommunikasjon med dem? Måten vi kommuniserer med hverandre på, endres naturlig, jo mer kjent vi blir, så vær sikker på at du vurderer forholdet ditt til personen du skriver til før du begynner. Dette vil hjelpe deg med å unngå å virke for uformell eller for kort for situasjonen.

Hva prøver jeg å oppnå?

Følger du opp jobbintervjuet eller skriver feriebrev til familien din? Akkurat som forholdet ditt til mottakeren av brevet ditt betyr noe, gjør også konteksten du skriver det. Du bør alltid være sikker på å holde profesjonell kommunikasjon nettopp det - profesjonelt - selv om du har vennskap med kollegaen eller forretningsforbindelsen du skriver til. Tenk på profesjonell kommunikasjon som en del av din generelle profesjonelle profil. Du vil ikke ha lat, grov eller altfor uformell e-post til kompisen din i regnskapsavdelingen på LinkedIn-profilen din, så du bør heller ikke ha den i utboksen. Det motsatte er også sant; Hvis du skriver takkebrev til den søte lille gam-gamen din, er det siste du vil gjøre, å høres ut som om du holder forretningsmøte. Husk målet ditt når du skriver ut brevet og legger deg i mottakerens sko.

Har jeg all informasjonen jeg trenger for å kommunisere?

Dette er spesielt viktig i forretningskommunikasjon. De fleste av oss har vært i mottakersiden av en lang rekke e-postoppfølginger fordi avsenderen ikke hadde alle fakta i orden før de traff send. Ikke vær fyren som sender fem e-poster når en ville gjort det. Denne typen uorganiserte, stream-of-bevissthet e-etikette kommer over som irriterende i beste fall og rett og slett forvirrende og uprofesjonell i verste fall. Hvis du har mye viktig informasjon å komme over skriftlig, kan du notere en hurtig liste over alt du trenger å formidle, slik at du kan forsikre deg om at du har dekket alt før du sender.

Finn tid for formatering

Formatering er avgjørende i formell kommunikasjon, både for å presentere deg profesjonelt og for å formidle informasjon logisk. Vi pleier å jobbe i raskere tempo når vi kommuniserer med bedrifter, organisasjoner eller kolleger fordi denne kommunikasjonen skjer i begrensede timer. Så det er viktig at du får frem poenget ditt raskt og tydelig - noe som er mye lettere å gjøre med formatering.

Hvordan skrive profesjonelt brev

Følgebrev; Avskjedsbrev; Referansebrev; Anbefalingsbrev, interesse eller hensikt osv

Du er sannsynligvis kjent med den standardformelle brevoppsettet, selv om du ikke har skrevet en selv. De fleste bedrifter og organisasjoner følger dette formatet fordi det er lett gjenkjennelig og kan skannes. Formelle brevmaler er allment tilgjengelige og er inkludert i de fleste tekstbehandlingsprogrammer. Du kan også velge å lage dine egne fra bunnen av eller tilpasse brevmal for gjentatt bruk. Her er noen viktige ting å huske på når det gjelder å skrive og formatere formelle brev:

1. Bruk titler. Hvis du sender en intern e-post til kollegaen eller teammedlemmet, er det sannsynlig at det er bra å adressere dem med fornavnet, men når du kommuniserer med forretning, organisasjon eller profesjonell kontakt utenfor eller høyere opp i bedriften din, du bør aldri henvende deg til dem bare med fornavnet.

2. Hold deg unna uformelle hilsener. Start brevet med "Kjære …" (ikke bruk "Hei", "Hei" eller en lignende hilsen) og adresser mottakeren med tittelen og enten deres fulle navn eller etternavn (for eksempel: "Kjære Mr. John Smith,”eller” Kjære Dr. Johnson”). Hvis du ikke allerede har kontakt med organisasjonen du skriver til, kan du sjekke ut nettstedet for å se om du kan finne den aktuelle personens navn og tittel. Hvis du ikke finner navnet på en person, kan du henvende deg til den aktuelle avdelingen eller gruppen (dvs. "Dear The Manual Staff" eller "Dear Editorial Team"). Hvis du absolutt ikke kan finne ut hvilken person eller avdeling du vil adressere, kan du bruke "Til hvem det kan bekymre seg", men vær oppmerksom på at dette sannsynligvis betyr at brevet ditt må sendes til riktige personer når det kommer, noe som kan føre til forsinket respons.

3. Inkluder datoen. Hvis brevet ditt blir inneholdt i brødteksten til en e-post, vil e-postklienten din stemple det med dato og klokkeslett, men hvis du sender brevet som vedlegg eller via e-post, inkludert datoen øverst, vil det hjelpe deg både og mottakeren holder rede på riktig tidspunkt for oppfølging.

4. Gjør det enkelt å kontakte deg. Forsikre deg om at du oppgir navnet ditt (første og siste, inkludert din foretrukne tittel) og kontaktinformasjon. Hvis du sender fysisk brev eller digital kopi av formatert brev, må du ta med adressen og telefonnummeret ditt øverst, slik at det er umiddelbart tilgjengelig for mottakeren. Når du sender e-post, kan du tro at e-postadressen din i "Fra" -feltet er nok, men sannheten er at du ikke vet hvordan mottakeren foretrekker å følge opp deg. Lag profesjonell e-postsignatur som inkluderer telefonnummeret ditt, adressen din og alle relevante sosiale nettverksprofiler der du er komfortabel med å bli kontaktet.

5. Bruk formelt språk. Utover den åpenbare utelatelsen av eksplosiver eller altfor tilfeldig språk, betyr dette også å ikke bruke sammentrekninger (dvs. "Jeg vil ikke være på dette kvartalsmøtet" i motsetning til "Jeg vil ikke være der").

6. Ikke grav ned lede. Profesjonell kommunikasjon krever effektivitet, så sørg for at du kommer til hovedpunktet i brevet ditt så raskt som mulig. Det er bedre å ha brevet ditt kortfattet halv side enn å prøve å strekke det ut til hel side med fyllstoff.

7. Korrektur og deretter korrekturleses igjen. Programmer som Microsoft Word har innebygd stave- og grammatikksjekk, og det bør alltid være ditt første pass på korrekturlesing. Ofte vil de til og med tilby forslag for å gjøre brevet ditt mer kortfattet og direkte, noe som er stor hjelp når du skriver formelt brev. Det er også elektroniske verktøy som Grammarly som kan hjelpe deg med den første korrekturen. Ikke stopp på en gang gjennom stavekontrollen, skjønt; Du bør også lese brevet i sin helhet på egen hånd for å se etter feil. Profftips: Les brevet ditt høyt for deg selv eller for å lese det bakover (fra det siste ordet til det første) for å hjelpe deg med å få skrivefeil eller rare formulering. Hvis det er noe veldig viktig, kan du også få et annet øye med det.

8. Vær snill, men profesjonell. Du vil absolutt ikke avslutte brev til klienten med hjertelig "Love ya!" men det betyr ikke at du trenger å være kald og steril. Avslutt brevet ditt med nærmere (kjent i ord-nerdkretser som valediksjon) som "vennlig hilsen", "takk for din tid", "med respekt for deg" eller "beste ønsker" for å gi varmen til brevet uten å krysse noen linjer.

9. Skriv det inn. I dagens verden er det ingen vei rundt det: Hvis du hånd skriver et formelt forretningsbrev, vil du se uprofesjonelt ut. Det er også hyggelig å skrive ut konvolutten i stedet for å håndtere den.

10. Motstå trangen til å bli kreativ. Ikke prøv å jazz opp brevet med skøre farger eller fancy skrifttyper. Vi er glade for at du føler deg kunstnerisk, men profesjonell korrespondanse er vanligvis ikke tiden eller stedet. Hold deg til standardene, som Times New Roman og vanlig svart-hvitt.

Hvordan skrive personlig brev

Kjærlighetsbrev, takkebrev, unnskyldningsbrev osv

Personlige brev er der du kan strekke vingene dine lite og få de kreative juiceene til å flyte. Mens spesielle innslag sannsynligvis vil bli verdsatt i personlige brev, er det fortsatt noen retningslinjer du bør huske på.

1. Ikke vær for kort. Du vil ikke vandre uendelig i tre sider før du kommer til hjertet av meldingen, men det er hyggelig å inkludere uformell samtale i et personlig brev for å vise mottakeren at du tok litt ekstra tid for å få kontakt med dem. Hvis du ikke har snakket med mottakeren en stund, fyll dem ut i livet ditt og spør dem om deres. Hvis du takker dem for noe, kan du ta noen få utgaver for å forklare hva det betydde for deg. Avhengig av konteksten kan det til og med være en fin touch å injisere litt humor i brevet.

2. Bruk uformell hilsen. Akkurat som det er rart å starte brev til sjefen din med "Yo Ted", er det like rart å starte brev til moren din med "Kjære fru Carol Jackson." Det er helt hensiktsmessig å henvende seg til mottakeren av personlig brev med fornavnet - eller til og med kallenavnet hvis du er spesielt nær - og begynne med en mer uformell hilsen som "Hei" i stedet for "Kjære" du bør bruke i profesjonell kommunikasjon.

3. omfavne kreativitet uten å ofre lesbarhet. De funky skriftene og de høye fargepalettene du ikke kunne bruke i det siste forretningsbrevet, kan finne hjem i dine personlige bokstaver. Selv om du ikke vil gå så langt som å gjøre brevet ditt om til noe kryptisk virvar av mikroskopisk skript og anstrengende farger, er det helt greit å riste av deg den rettlinte profesjonelle personen og ha det mer moro. Hvis du sender brevvisnail-posten, er det en fin touch å skrive det på den gammeldagse måten, forutsatt at håndskriften din ikke har blitt pusset inn i manglet kyllingskrap av utbredelsen av teknologi.

I tid når det ser ut til at alle foretrekker å sende treordstekst fremfor utvidet kommunikasjon, kan utkast til brev føles skremmende eller skremmende. Men hvis du følger disse retningslinjene, vil brevskrivingen være på punktet for enhver situasjon.